Foire aux questions

Base du LMFA et serveur d'archives ouvertes HAL

Interrogation de la base

Comment accéder au texte intégral des publications ?

La base de données a pour vocation de recenser toutes les publications du LMFA mais non de les archiver. L'icône hal.ico

permet d'accéder à la publication dans l'archive ouverte HAL. Le lien DOI doi.ico

renvoie vers l'original du document, dont l'accès en texte intégral peut être restreint par l'éditeur commercial. Si aucune de ces solutions ne permet de mettre la main sur le document, vous êtes encouragés à suggérer aux auteurs de le déposer dans HAL (la création de notices dans HAL à partir des données de la base se fait automatiquement)

Comment exporter une sélection de références dans un format utilisable par d'autres logiciels ?

Le contenu de la base de données est facilement exportable sous différents formats, utiles par exemple pour créer des références bibliographiques lors de la rédaction d'articles ou de rapports.
Pour créer une liste de références, il faut d'abord les sélectionner parmi celles renvoyées par une ou plusieurs interrogations de la base (cocher les cases et cliquer “add selected items to marked list”, ou cliquer “add all items to marked list”). Le menu de gauche indique alors le nombre total de références sélectionnées : “Sélection: XX documents”. Cliquer dessus pour afficher la liste des références sélectionnées. En bas de la page, des liens permettent alors d'exporter cette liste dans différents formats :

bibtex pour utilisation avec Latex ;
RIS qui permet d'alimenter d'autres systèmes (Endnote, Refworks…) directement avec les données de la base ;
XML le format le plus généraliste qui permet de reproduire le plus fidèlement possible la structure des données de la base et qui peut être mis en forme de manière très flexible par des fichiers XSLT.
bibhal produit un fichier bibtex pour import (semi-)automatique des données vers les serveurs de HAL.

Néanmoins, tous ces formats contiennent une information dégradée (plus pauvre et moins structurée) par rapport au contenu de la base de données, l'opération inverse (alimentation automatique de la base de données avec des fichiers bibtex, RIS, endnote…) n'est pas possible.
S'il y a besoin de rajouter des routines pour exporter sous d'autres formats, merci de le faire savoir.

Pourquoi est-ce qu'une recherche par équipe de recherche ne renvoie que très peu de publications ?

Le champ qui indique l'appartenance d'une publication à une ou plusieurs équipes de recherche du LMFA n'est renseigné que pour une partie des dernières publications. La mise à jour est en cours. Ceci dit, l'organisation du LMFA en équipes de recherche a évolué au cours du temps et ce champ n'a donc de signification que pour les dernières années.

Mise à jour de la base

Comment modifier le contenu de la base ?

Les opérations (ajouts, modifications) sur la base se font dans l'espace intranet après identification. Pour avoir accès au système, envoyer un nom de login et un mot de passe au webmaster.

Comment corriger les données d'une publication ?

Dans une liste renvoyée par une interrogation de la base, on peut modifier les données d'un document en cliquant sur son numéro. Si le document a déjà été validé par un des administrateurs de la base, il n'est plus modifiable.

Quelles sont les étapes pour entrer un nouveau document ?

La première chose à faire est de vérifier que la publication ne figure pas déjà dans la base.

Ensuite, il faut s'assurer que les auteurs sont présents dans la base (page ./intranet/personne.php après identification), sinon il faut d'abord les créer.

Pour saisir un article dans un journal qui n'existe pas encore dans la base, ou pour ajouter une communication à une nouvelle conférence, il faut d'abord créer le journal (./intranet/journal.php) ou la conférence (./intranet/conference.php).

Alors, on peut saisir un nouveau document en remplissant tous les champs nécessaires pour le type de document choisi, sélectionner le journal (ou la conférence) dans le menu déroulant et, dans une seconde étape, rattacher les auteurs à la publication. Il est important d'indiquer le DOI (digital object identifier) qui figure sur tous les articles un tant soit peu récents : c'est ce champ qui permet de toujours facilement retrouver le résumé/texte intégral sur le site de l'éditeur (et ce, même si l'éditeur réorganise son site web ou se fait racheter par un autre et change de nom...).

Comment saisir les pages d'une publication ?

Il y a deux systèmes pour indiquer les pages d'un document : "pages_start–pages_end" pour les journaux dont toutes les pages d'un volume sont numérotées ; "eid (pages_num pages)" quand l'article est identifié par un numéro.

Il faut donc remplir, soit les champs pages_start et pages_end, soit les champs eid et pages_num.

Comment entrer une nouvelle personne ?

Aller sur la page ./intranet/personne.php. Renseigner le prénom et le nom en toutes lettres (plutôt que seulement les initiales du prénom, cela permet d'éviter les doublons ; même si après on choisit de n'afficher que les initiales) avec seulement une majuscule initiale le reste en minuscules. Ne pas oublier de renseigner l'ORCID, très utile pour éviter les confusions.

Comment entrer un nouveau journal ?

Aller sur la page ./intranet/journal.php. Il y a deux champs : le nom abrégé ("journal") et le nom complet ("full name"). Pour le nom abrégé, utiliser l'abbréviation officielle, comme on peut par exemple la trouver dans le Web of Science.

Comment entrer une nouvelle conférence ?

Aller sur la page ./intranet/conference.php. Renseigner le titre de la conférence, le lieu, le pays, les dates de début et de fin.

Comment entrer une communication dans une conférence avec actes publiés ?

Si la conférence n'existe pas encore, il faut d'abord la créer comme expliqué ci-dessus. Si le livre d'actes n'existe pas encore, il faut le créer en utilisant le lien adéquat dans l'intranet. Ensuite, après avoir vérifié que les auteurs aussi existent dans la base, tout est prêt pour finaliser la saisie de ce type de document.

Pourquoi est-ce qu'on ne peut plus corriger certains documents, personnes, journaux ?

Les données validées par un des administrateurs de la base ne sont plus modifiables. S'il y a quand même encore des erreurs, il faut les signaler au webmaster.

Base du LMFA et serveur d'archives ouvertes HAL

Quelle est la différence entre les deux systèmes ?

La base de données du LMFA a pour vocation de recenser toutes les publications du LMFA mais non de les archiver. En revanche, le serveur HAL est une archive ouverte dont le but premier est la diffusion libre des publications en texte intégral. HAL permet aussi de faire figurer des publications sous forme de notice (c.-à-d. uniquement la référence bibliographique), en attendant de rajouter le texte intégral. Les deux systèmes sont complémentaires : la base du LMFA permet de facilement gérer, trier, vérifier, rechercher, formater des listes de publications ; le serveur HAL permet de les archiver en texte intégral, diffuser et faire recenser. Pour éviter les doubles saisies fastidieuses, il y a la possibilité d'exporter automatiquement les données de la base du LMFA vers le serveur HAL.

Peut-on automatiquement importer des données du serveur HAL vers la base du LMFA ?

Non, ce n'est pas possible car les données de la base du LMFA sont structurées plus finement que sur HAL.

Peut-on automatiquement exporter des données de la base du LMFA vers le serveur HAL ?

Oui, il est facile de faire figurer dans HAL (sous forme de notice) les publications de la base, sans saisie supplémentaire. Ensuite, il est fortement conseillé de compléter cette notice en rajoutant le texte intégral.

Quelle est la méthode la plus rapide pour répertorier complètement une publication dans les deux systèmes ?

Pour éviter toute saisie redondante, il faut dans l'ordre

renseigner la publication dans la base du LMFA ;
exporter ces données automatiquement vers HAL ;
sur HAL, transformer la notice en dépôt intégral.

Comment vérifier qu'une publication ne figure pas déjà dans HAL ?

Bien sûr, il ne faut faire l'export automatique des données de la base vers HAL que pour les publications qui n'y figurent pas déjà. Pour faciliter cette vérification aux utilisateurs (après login dans l'espace intranet), un lien [

HAL ?] apparaît en regard de chaque publication dans la liste sélectionnée. Ce lien fait une recherche avancée automatique dans HAL avec les données correspondantes. En principe, si cette recherche ne trouve rien, c'est que la publication n'existe pas encore dans HAL.

Quelqu'un a mis mes publications dans HAL, comment faire pour les modifier ?

Pour chaque dépôt dans HAL, un "contributeur" apparaît en bas de page. Le contributeur possède tous les droits sur le dépôt et peut, par exemple, transférer la propriété du dépôt à un autre utilisateur de HAL ; il suffit de lui envoyer un mail.

Questions techniques

Plein de choses ne marchent pas, à qui les signaler ?

Il y a certainement plein de bugs anciens qui n'ont pas encore été démasqués et des bugs nouveaux qui viennent d'être d'introduits. Pour pouvoir améliorer le système, il faut les signaler, par mail de préférence, en indiquant bien dans quelles circonstances l'erreur s'est produite. Plus il y a de personnes qui font part des problèmes rencontrés, plus vite les bugs seront corrigés.

C'est un bon début mais il manque plein de fonctionnalités. C'est pour quand ?

La liste des routines en attente d'être implémentées est déjà longue. Toutes les suggestions sont les bienvenues. La rapidité et la priorité avec lesquelles ce projet va s'enrichir dépend de plein de choses et surtout du temps et des compétences informatiques de ceux (de celui...) qui s'y investissent.

J'ai besoin d'un système similaire, où peut-on télécharger le code ?

L'outil PhPubli repose sur des logiciels libres (ensemble GLAMP). Les scripts utilisés ici peuvent donc être installés dans tout environnement informatique qui respecte les libertés fondamentales.
PhPubli est un logiciel libre distribué sous licence GNU GPL v3 et peut être téléchargé ici.